Einrichten von Workflows


 

Um dem Workflow Benennungen hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor.

1.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Anhänge bearbeiten.

Es öffnet sich das Hauptfenster von LookUp.

 

2.

Wählen Sie zuerst die Einträge aus, die Sie bearbeiten möchten. Benutzen Sie dazu zum Beispiel Filter, die sie bereits definiert haben, etwa "zu prüfende Einträge der Sprache Englisch".

Wenn Sie keine Auswahl treffen und nur auf das gründe Plus-Zeichen klicken, werden alle Benennungen der ausgewählten Sprachkombination in die zu bearbeitende Liste aufgenommen. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern, wenn Ihr Wörterbuch sehr umfangreich ist.

3.

Um die ausgewählten Einträge in die Liste der zu bearbeitende Einträge zu übernehmen, klicken Sie auf das Plus-Zeichen neben dem Titel Workflow im gelben Kästchen unterhalb des Suchfelds. Sobald Sie diese Einträge übernommen haben, erscheint unter dem Wort Workflow die Anzahl der zu editierenden Einträge.

4.

Wenn Sie diese Einträge sehen möchten, klicken Sie auf das Notizsymbol neben dem Plus-Zeichen.

Es öffnet sich der Workflowdialog.

 

In diesem neuen Fenster haben sie drei Bereiche:

Workflowparameter

Felder ein-/ausschalten

Ausgewählte Einträge.

Diese Bereiche können Sie auf- und zuklappen und weitereditieren.

Bei den ausgewählten und zu bearbeitenden Einträgen können Sie beispielsweise einzelne Einträge aus Ihrer Auswahl herausnehmen, indem sie das Kontrollkästchen links in der ersten Spalte deaktivieren.

Im unteren Feld rechts können Sie die Anzahl der Zeilen pro Seite eingeben, die Sie sehen möchten. Standardmäßig steht die Zahl 10.

5.

Wenn sie mit der Bearbeitung der Liste fertig sind, klicken Sie auf den blauen Pfeil rechts oben, um in den Hauptdialog zurückzukehren.

Sie haben noch folgende Möglichkeiten:

Mit dem roten Minus-Zeichen können Sie die Liste der zu bearbeitenden Einträge leeren.

Mit dem blauen Pfleilsymbol beenden Sie die Auswahl der Benennungen und kehren zum Workflow zurück.

Hinweis: Standardmäßig erhalten die Empfänger eines Auftrags eine Benachrichtigungsmail und der Workflowmanager erhält auch automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald der Status einer Aufgabe sich ändert.

6.

Wenn Sie eine Aktion aus der Liste ausgewählt haben, klicken Sie auf das Plus-Zeichen, um sie der Aufgabe zuzufügen.

Es öffnet sich der Aktionsdialog.

 


 

Hier können Sie erforderliche Informationen eingeben, z. B. die E-Mail-Adresse des Empfängers. In der nächsten Zeile können Sie mit Vorlagen arbeiten bzw. vorhandene Vorlagen editieren und unter einem neuen Namen speichern.

7.

Um eine vorhandene Vorlage zu übernehmen, klicken Sie auf den grünen Pfeil.

Die Standardwerte aus der Vorlage erscheinen im E-Mail-Fenster. Felder werden aus dem konkreten Workflow automatisch übernommen und werden mit dem doppelten $ eingeleitet. Sie stehen in Anführungszeichen.

8.

Wenn Sie die einzelne Aufgabe fertig konfiguriert haben, klicken Sie auf das Bestätigungssymbol (OK- Symbol) und speichern Sie die Aufgabe.

Solange der Workflow nicht gestartet ist, können Sie bereits fertige Aufgaben jederzeit editieren oder löschen, indem sie auf die entsprechenden Symbole (Stift oder Kreuz) klicken.

Solange der Workflow nicht gestartet ist, können Sie Daten, Sprachkombination, Termin oder zuständige Mitarbeiter editieren.

Weitere Aufgaben können Sie hinzufügen, indem Sie aus der Auswahlliste Aufgaben die erforderliche Aufgabe auswählen und auf das Plus-Zeichen klicken.

Wenn Sie alle Aufgaben ausgewählt und konfiguriert haben, können Sie entscheiden, ob der so definierte Workflow als Vorlage oder als neuer Workflow gespeichert werden soll.