Für das Erstellen eines Wörterbuchs und für die Vergabe von Benutzerrechten müssen Sie für das jeweilige Wörterbuch über Administratorrechte verfügen.
Die Anlage eines Wörterbuchs erfolgt mit Hilfe verschiedener Reiter. Zum Anlegen eines neuen Wörterbuchs gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie im Menü Wörterbuch auf den Menüpunkt Neu.
Wenn Sie als Vorlage ein bereits vorhandenes Wörterbuch auswählen möchten, dessen Struktur Sie übernehmen möchten, wählen Sie dieses aus der Dropdownliste
Vorlagen aus. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt
Vorlagen für Wörterbücher . Wenn Sie eine Vorlage übernehmen erscheint ein grüner Pfeil neben der ausgewählten Vorlage. Klicken Sie auf den grünen Pfeil, um die Vorlage zu aktivieren.
Geben Sie im Feld Name einen Namen für das Wörterbuch an.
Im Feld Beschreibung können Sie optional eine Beschreibung zu dem Wörterbuch eingeben.
Im Feld Copyright können Sie optional einen Namen für das Copyright angeben.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Historie für individuelle Felder erzeugen, wenn über jede Änderung eines Feldwertes (z. B. Status wurde auf "geprüft" gesetzt) Protokoll geführt werden soll.
Aktivieren Sie anschließend den Reiter Sprachen.
Im folgenden Fenster legen Sie die Sprachfelder für das Wörterbuch fest.
Sprachfelder sind die Felder, in denen die Sprachen des Wörterbuchs festgelegt werden. Anhand dieser Datenfelder können die Einträge im Wörterbuch sortiert und abgerufen werden. Jede Sprache bzw. Sprachvariante hat eine ID-Nummer (LCID).
Wählen Sie in der Dropdownliste Sprachen eine Sprache aus, die Sie als Sprachfeld hinzufügen möchten.
Klicken Sie auf das grüne Plus-Zeichen, um die Sprache in die Liste zu übernehmen.
Sie können dem Sprachfeld eine neue Bezeichnung zuweisen. Wenn z. B. die Feldbezeichnung für deutsche Termini nicht „German“, sondern „Deutsch“ lauten soll, können Sie in das Feld Angezeigter Name den Text „Deutsch“ eintragen.
Wiederholen Sie die Schritte für alle Sprachen, die Sie zu Ihrem Wörterbuch hinzufügen möchten.
Wenn Sie eine Sprache aus der Liste der Sprachen löschen möchten, klicken Sie auf das rote Kreuz neben der Sprache.
Wenn Sie fertig sind, gehen Sie zum nächsten Reiter Individuelle Felder.
Im folgenden Fenster legen Sie die individuellen Felder an.
Individuelle Felder sind alle Datenfelder, die nähere Informationen für die Benennung bzw. für den Begriff liefern. Dies können z. B. Definition, Abbildung, Kontext, Quelle, Status, Anmerkung, Genus, Numerus, Wortart u.v.a. sein.
Um individuelle Felder zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
Geben Sie die Bezeichnung für das gewünschte Feld im Feld Name ein.
Wählen Sie in der Spalte Datentyp den passenden Datentyp aus. Hier stehen folgende Optionen zur Verfügung:
|
Feldtyp
|
Definition
|
|
Text
|
In Felder vom Typ Text geben Sie einen Text ein. Bei der Suche in diesem Feldtypen kann nur nach Text gesucht werden.
|
|
Zahl
|
In Feldern vom Typ Zahl geben Sie ganze Zahlen ein. Bei der Suche in diesem Feldtypen kann nur nach ganzen Zahlen gesucht werden.
|
|
Ja/Nein
|
In Feldern vom Typ Ja/Nein gibt es nur die Möglichkeit, den Feldinhalt mit Ja oder Nein zu bestätigen. Bei der Suche nach diesen Feldtypen kann nur nach Feldern mit „Ja“ oder „Nein“ gesucht werden.
|
|
Datum
|
In Feldern vom Typ Datum geben Sie ein Datum ein. Bei der Suche in diesen Feldtypen kann nur nach einem Datum gesucht werden.
|
|
List
|
In den Feldern vom Typ List müssen Sie mögliche Werte definieren, aus denen ausgewählt werden kann. Sie können z. B. unterschiedliche Verwendungskontexte für eine Benennung oder einen Status, wie Bestätigt, in Bearbeitung usw. angeben.
|
|
InternalReference
|
In Feldern vom Typ InternalReference geben Sie einen Verweis zu einer Benennung bzw. zu einem Begriff aus dem Wörterbuch ein.
|
|
ExternalReference
|
In Feldern vom Typ ExternalReference geben Sie einen Verweis zu einer Website ein. Dazu siehe Verweise hinzufügen.
|
|
Picture
|
In Felder vom Typ Picture fügen Sie eine Bilddatei ein. Dieser Typ wird z. B. für die Datenkategorie Abbildung verwendet. Es können die Bildformate .GIF, .PNG und .JPG importiert werden. Die Grafik erscheint im Eintrag in einem Miniaturbild und kann durch Doppelklick vergrößert werden.
|
Wählen Sie in der dritten Spalte aus der Auswahlliste die Ebene aus, zu der das Feld gehören soll.
Sie können die Felder den Ebenen Begriffsebene, Sprachebene, Benennungsebene zuordnen.
|
Ebene
|
Erläuterung
|
|
Begriffsebene
|
Die Felder auf Begriffsebene werden an oberster Stelle im Eintrag angezeigt und gelten für den ganzen Eintrag. Auf dieser Ebene legen Sie Felder an, wie z. B. Definition, Abbildung, Quelle, Zuverlässigkeitsgrad, Anmerkungen, Datum, Autor usw.
|
|
Sprachebene
|
Die Felder der Sprachebene enthalten Informationen, die für alle Benennungen in der jeweiligen Sprache gelten, z. B. sprachspezifische Definitionen (z. B. Rechtssprache) oder Bilder (z. B. Picture Screenshots in der jeweiligen Sprache).
|
|
Benennungs-
ebene
|
Die Felder der Benennungsebene enthalten Daten, die sich auf die Benennung beziehen. Auf dieser Ebene legen Sie Felder an, wie z. B. Kontext, Status (Vorzugsbenennung, abgelehnte Benennung usw.), linguistische Informationen, wie Wortart, Genus usw.
|
In den drei weiteren Spalten können Sie entscheiden, ob das Feld ein Pflichtfeld ist, ob es mehrere Werte enthalten kann und ob es vorschlagbar ist. Wenn Sie die Option
Vorschlagbar aktivieren, kann dieses Feld in einem Vorschlag ausgefüllt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter
Vorschlagswesen.
Klicken Sie auf das grüne Plus-Zeichen, um das Feld zur Liste der verfügbaren Beschreibungsfelder hinzuzufügen. Wenn Sie einen Eintrag in dieser Liste wieder löschen möchten, markieren Sie ihn und klicken Sie auf das rote Kreuz neben dem Feldnamen.
Sobald das Feld in die Liste übernommen wurde, erscheint daneben ein blaues Weltsymbol. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die Feldnamen in den Sprachen der LookUp-Oberfläche lokalisieren.
Sie können für jede Ebene des Wörterbuchs die Reihenfolge der Felder ändern, indem Sie auf den grünen Pfeil nach oben bzw. nach unten neben dem Feldnamen klicken.
Wenn Ihr Feld ein Listenfeld ist, müssen Sie Werte für die Auswahlliste bestimmen. Nach der Übernahme des Feldes in die Liste, ist in der dritten Spalte ein aufklappbares Feld Liste der Einträge erschienen. Klappen Sie die Liste auf und tragen Sie die entsprechenden Werte ein. Mit dem Farbstift neben dem Feldnamen können Sie dem Wert eine bestimmte Farbe zuweisen. Feldwerte übernehmen Sie durch Klicken auf das grüne Plus-Zeichen.
Für die hier angegebenen Werte muss die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden. Wenn Sie z. B. eine Liste importieren möchten, muss die Schreibweise der Werte in der Liste mit der Schreibweise der Werte im Wörterbuch übereinstimmen.
Sie können auch Bedingungen (Abhängigkeiten) für Werte aus der Liste festlegen. So können Sie beispielsweise bestimmen, dass im individuellen Feld Verwendung ein Attribut "Erlaubt" nur dann vergeben werden darf, wenn im Feld Status der Wert "Freigegeben" steht. Dazu klicken Sie in diesem Beispiel auf das Trichtersymbol in der Liste der Feldwerte für Verwendung.
Die Möglichkeit, Bedingungen für Felder mit Auswahllisten (Picklisten) festzulegen, ist erst dann aktiviert, wenn Sie das neue Wörterbuch mit dem grauen Bestätigungssymbol oben links gespeichert haben. Dann sind die Werte, die in der Bedingung verwendet werden, in der Datenbank vorhanden und das Trichtersymbol sichtbar.
Es erscheint folgender Dialog
Wählen Sie die entsprechenden Bedingungen aus, die Sie mit den Operatoren UND bzw. UND NICHT oder ODER bzw. ODER NICHT miteinander verbinden können und speichern Sie Ihre Bedingung mit dem grünen Pfeilsymbol.
Im Listenfeld Synonyme sortieren nach haben Sie die Möglichkeit, eine Reihenfolge für die Anzeige von Synonymen zu bestimmen.
Wenn Sie fertig sind, gehen Sie zum nächsten Reiter Benutzergruppen, um die Benutzergruppen des Wörterbuchs festzulegen.
Im Reiter Benutzergruppen bestimmen Sie die Benutzergruppen, die Zugriff auf das Wörterbuch haben. Durch Anklicken der verschiedenen Optionen können Sie für jede Benutzergruppe festlegen, welche Sprachen und Felder gesehen und mit welchen Rechten (Editieren, nur Lesen usw…) bearbeitet werden.
Sie können außerdem im Feld Bedingungen für die Anzeige von Benennungen die Anzeige von Benennungen einschränken, bspw. mit der Bedingung, dass nur freigegebene Benennungen angezeigt werden.
Um eine Anzeigebedingung einzugeben, klicken Sie auf das Bleistift-Symbol.
Rechte zuweisen
Wählen Sie die Benutzergruppe aus, der Sie Rechte erteilen möchten.
Aktivieren Sie für jede Benutzergruppe die Felder, die Mitglieder dieser Gruppe sehen sollen.
Wählen Sie die Sprache(n) aus, für die Mitglieder der Benutzergruppe, die Rechte erhalten sollen.
Wählen Sie die Rechte aus, die die Mitglieder der Benutzergruppe für diese Sprache erhalten sollen.
Folgende Rechte können ausgewählt werden:
Auswählbare Rechte
|
Recht
|
Bedeutung
|
|
Lesen
|
Benutzer können die Wörterbücher öffnen, Einträge suchen und lesen.
|
|
Schreiben
|
Benutzer können die Wörterbücher öffnen, Einträge suchen, lesen, ändern und neue Einträge hinzufügen.
|
|
Kommentieren
|
Benutzer können die Wörterbücher öffnen, Einträge suchen, lesen und neue Einträge hinzufügen. Sie können Einträge im Feld Kommentar vornehmen.
|
|
Vorschlagen
|
Benutzer können die Wörterbücher öffnen und Einträge vorschlagen, ohne dass die Vorschläge für andere Nutzer des Wörterbuchs sichtbar sind. Erst nach Freigabe durch den Wörterbuchadministrator sind die Eintragsvorschläge allen Nutzern zugänglich.
|
|
Importieren
|
Benutzer können die Wörterbücher öffnen und Wortlisten importieren.
|
|
Exportieren
|
Benutzer können die Wörterbücher öffnen und Wortlisten exportieren.
|
|
Sprach-
administrator
|
Benutzer können die Wörterbücher öffnen, Einträge suchen, lesen, ändern und neue Einträge hinzufügen. Sie können Einträge im Feld Kommentar vornehmen. Sie können Wortlisten importieren.
Benutzer sind für die ausgewählte(n) Sprache(n) verantwortlich. D. h. dass sie Benachrichtigungen per E-Mail erhalten, sobald in der Sprache, für die sie verantwortlich sind, eine Änderung vorgenommen wird (z. B. wenn ein Benutzer eine Benennung ändert). Damit können sie auf solche Änderungen schnell reagieren und bei Bedarf diese korrigieren oder rückgängig machen.
|
|
Wörterbuch-
administrator
|
Benutzer dieser Gruppe können die Wörterbücher öffnen, Einträge suchen, lesen, ändern und neue Einträge hinzufügen. Sie können Einträge im Feld Kommentar vornehmen. Sie können Wortlisten importieren. Sie können Wörterbücher anlegen und ändern und Rechte für die Benutzer des Wörterbuchs vergeben.
|
Wiederholen Sie die Schritte 2-4 für die anderen Sprachen und denselben Benutzer.
Wiederholen Sie die Schritte 1-4 für weitere Benutzer.
Wenn Sie fertig sind, gehen Sie zum nächsten Reiter Benutzer, um die Benutzer des Wörterbuchs festzulegen.
Im Reiter Benutzer bestimmen Sie die Benutzer, die Zugriff auf das Wörterbuch haben. Normalerweise haben bereits alle Benutzer, die Mitglied einer aktivierten Gruppe sind, Zugriff auf das Wörterbuch. Sie können nun in diesem Reiter Benutzer einzelne Gruppenmitglieder herausnehmen, indem Sie ihre individuellen Zugriffsrechte auf das Wörterbuch zurücknehmen oder die Rechte einzelner Gruppenmitglieder erweitern. Ferner können Sie Mitglieder, die nicht in einer aktivierten Benutzergruppe sind, Zugriff auf das Wörterbuch gewähren.
Um die Gruppenmitglieder zu sehen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzergruppenmitglieder auflisten unterhalb des Feldes Benutzer zuweisen.
Durch Anklicken der verschiedenen Optionen können Sie für jeden Benutzer festlegen, ob er/sie die Gruppenrechte oder abweichende individuelle Rechte hat.
Wählen Sie zuerst aus dem Bereich Benutzerkonfiguration im Listenfeld Benutzer zuweisen die Benutzer aus, die Zugriff auf das Wörterbuch haben sollen und fügen Sie sie mit dem grünen Plus-Zeichen dem Wörterbuch zu.
Sobald Sie auf das grüne Plus-Zeichen geklickt haben, erscheint folgender Dialog:
Im Bereich Benachrichtigungen können Sie festlegen, welche Benachrichtigungen der Benutzer erhalten soll. LookUp bietet die Möglichkeit, nach bestimmten Änderungen oder Vorgängen (Import) einzelne Benutzer automatisch zu benachrichtigen.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Importmöglichkeiten
|
Option
|
Bewirkt
|
|
Importieren
|
Sie werden beim Importieren von Daten benachrichtigt.
|
|
Änderung von Benennungen
|
Sie werden bei Änderungen von Benennungen benachrichtigt.
|
|
Änderung von Werten
|
Sie werden bei Änderungen von Informationen auf Begriffsebene (z. B. Definition) benachrichtigt.
|
|
Änderung von Feldern
|
Sie werden bei Änderungen von Feldern bei Benennungen benachrichtigt.
|
|
Neue Kommentare
|
Sie werden bei neuen Kommentaren benachrichtigt.
|
Im Bereich Sprachabhängige Rechte der Wörterbuchbenutzer können Sie für jeden Benutzer bestimmen, ob er Gruppenrechte oder individuelle Rechte erhält. Wenn er keine Gruppenrechte erhält, müssen Sie jedes Recht einzeln konfigurieren. Sie können sich entweder alle Sprachenrechte eines einzelnen Benutzers
oder alle Rechte der Benutzer des Wörterbuchs für eine bestimmte Sprache anzeigen lassen.
Mit dem Listenfeld Sprache auswählen haben Sie einen Überblick pro Sprache über die Benutzer, die Rechte zu dieser Sprache haben.
Wenn Sie mit der Konfiguration fertig sind, können Sie Ihr Wörterbuch speichern, indem Sie auf das Bestätigungszeichen oben links klicken.
Das Wörterbuch wurde angelegt und wird mit den Informationen Name, Beschreibung und Copyright angezeigt.
